Reacties op dit artikel
  • M. van de Wetering Vr 27 mrt 2015, 23:44

    Misschien wordt het tijd om de ICTers (De zgn informatiemanagers) bij te scholen op het gebied van documentair informatiemanagement i.p.v. DIVers te scholen op het gebied van ICT?
    Informatiemanagement gaat nog steeds over techniek en systemen en te weinig over de informatie zelf en het beheer daarvan. Dat moet te vaak nog achteraf geregeld worden. Dat was in het analoge tijdperk al lastig en arbeidsintensief, Digitaal werkt het niet meer.
    Informatie moet nu vanaf de creatie of ontvangst worden "gearchiveerd".
    D.w.z. eerst processen, incl. ontvangen en gecreëeerde informatie, in beeld brengen en dan pas over ondersteunende systemen en techniek nadenken.
    Ook bij procesmanagers is documentaire informatie vaak niet in beeld. "Jullie (DIVers) leggen veel teveel gegevens vast. Alleen statusinformatie is nodig bij zaken". En hoe communiceer je met burger of bedrijf over de status van een zaak als je alleen de status vastlegt? En hoe beheer je de informatie? "Je kunt toch alles bewaren? Kost niks."
    En dan zie je in een beschreven "digitaal" proces toch aan het einde van het proces pas de taak "archiveren" opduiken.

    Kennis van ICT, procesmanagment en DIV bundelen en samenwerken. Maar ja, dat is lastig. De techniek kost veel geld, lean procesmanagement is "in". DIVers worden geassocieerd met " kanaal post". Wat kan daar ingewikkeld aan zijn? Wij zijn goedkoop en houden zelf vast aan de analoge werkprocessen. Wij zijn al blij als we een kopie krijgen van een brief die is verzonden. Wanneer en hoe is niet te achterhalen, maar we hebben een print en die stoppen we in het dossier met archiefcode.
    DIVers worden niet geschoold, maar vragen daar ook niet altijd om. Wij zijn trots als we "substitutie" geregeld hebben. Meestal blijkt dat dan te gaan over het achteraf, na afhandeling van zaken, scannen van, met een natte handtekening ondertekende, documenten. Dat is echt iets anders dan het werkproces digitaal inrichten!
    Wees een lui DIVers, creatief en minder gedienstig. Houd op met printen en weer scannen van digitaal ontvangen en verzonden documenten. En bedenk dat niet DIV verantwoording moet afleggen en bewijs moet leveren. Wij kunnen adviseren en ondersteunen, maar zijn geen afvalbak voor het ordenen van "hebben jullie dit al", of opnemen van overtallig personeel. En wij zijn niet alleen degenen "die voor allerlei problemen zorgen". Dat zijn toch echt ook de managers die besluiten nemen zonder na te denken over het documentaire informatiemanagment en behandelaren van zaken, die het allemaal maar lastig vinden. En dat is het ook natuurlijk!

    Maar wij DIVers zijn wel verantwoordelijk voor het beeld dat men van ons heeft. Zelfs als het gaat om zgn "archiefspecialisten" die beter zouden moeten weten.

  • eric Vr 10 apr 2015, 07:01

    Marjan, dank je voor de uitgebreide reactie.

  • Jacko Vr 10 apr 2015, 07:10

    Een zeer goede beschrijving van de werkelijkheid. Als 'ingezonden brief' publiceren in SOD, lijkt mij een goed plan.

  • Jack Za 18 apr 2015, 15:27

    In het stuk wordt het artikel uit het NRC aangehaald. Via twitter heb ik bij Eric Hennekam navraag gedaan over zijn opmerkingen. Hij gaf aan verkeerd te zijn geciteerd en niet gelukkig te zijn met het stuk in NRC.
    Ik vraag me nu wel af of er straks niet iemand op het geweldige idee komt dat bonnetjes voortaan bewaard moeten worden. Zoals er nu mensen zijn die vinden dat de digitale agenda's van bestuurders blijvend bewaard moeten worden.

Mijn reactie

  • HTML niet toegestaan. URL's worden automatisch clickable.
    * E-mail adres wordt niet getoond

SOD Feeds